청소년시설에서 매주 작성하는 주간업무보고는 이용자 실적 집계, 프로그램 운영 현황, 행사 관리, 기타업무 등을 포함한다. 기존에는 엑셀이나 수기 방식으로 데이터를 관리하여 집계 오류, 보고서 작성 시간 낭비, 현황 파악의 어려움 등 비효율이 발생하였다. 본 시스템은 노션(Notion)의 데이터베이스 기능을 활용하여 매일 수집되는 원천 데이터(방명록·출석부)가 자동으로 주간실적에 집계되도록 설계하였다
| 단계 | 명칭 | 본 시스템 적용 내용 |
|---|---|---|
| 1단계 | 프로세스 맵핑 | 기존 업무흐름 시각화: 방문 → 기록 → 집계 → 보고 |
| 2단계 | 요구사항 정의 | 실적 자동 집계, 프로그램/행사 현황, 보고서 자동화 |
| 3단계 | To-Be 도출 | Notion DB 입력 → 대시보드 자동 반영 → 주간보고 |
| 4단계 | 개발 | 본 설계서 기반 Notion 시스템 구축 |
| 5단계 | 테스트 및 정식 도입 | 실제 데이터로 파일럿 운영 후 현장 적용 |
| 6단계 | 성과 측정 | 보고서 작성 시간 단축, 오류율 감소 등 수치화 |
💡 핵심 원칙: 매일 원천 데이터를 입력하면 주간실적이 자동으로 집계되도록 설계
| 📋 원천 데이터 일별 방명록 DB 프로그램 출석부 DB 대형사업 별도 DB | → | 📊 집계 레이어 주간실적 DB (Rollup 자동합산) | → | 📄 보고 레이어 주간업무보고 대시보드 페이지 | | --- | --- | --- | --- | --- |
| 구분 | 정의 | 수집 방법 |
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| 시설이용실적 | 매일 상시적으로 시설을 이용하는 방문자 집계 | 일별 방명록 DB (매일 입력) |
| 사업실적 | 프로그램에 참여하는 이용자 집계 | 프로그램 출석부 DB (프로그램별 입력) |
| 대형사업 실적 | 별도 관리가 필요한 대규모 사업 | 대형사업 전용 DB (출석부/방명록 선택) |